テレワークによるFAXの送信や受信!受注業務のも対応できる方法とは

テレワークによるFAXの送信や受信は簡単に解決できる

 

昔はテレワークや在宅勤務やノマドなど事務所以外での仕事をするのに困るのがFAXの送信や受信でした。

 

今では自宅でのFAXの送受信を専用機を購入する必要もなく、毎月約1,000円からでシステムを構築できるようになりました。

 

それも、受注業務のような複数人で利用が前提の業務でも解決することができます。

 

この記事を読むことでテレワークによるFAXの送信や受信が簡単に解決する方法が分かるようになっています。

 

FAXを使う人間がひとりであればオフィスのを転送することで解決できますが、複数人で共有をしていれば現実的ではありません。

 

月額1,000円程度と安価でテレワークでのFAXの問題は「インターネットFAX」を利用することで解決できます。

 

テレワークによるFAXの送信や受信を解決する方法

 

テレワークによるFAXの送信や受信を解決する方法は3種類あります。

 

  1. インターネットFAXを利用する
  2. FAXの転送をする
  3. メールの送受信を活用する

 

この中でも最も実用性が高いのがインターネットFAXによる方法で、転送だと複数人での利用には向いていなく、メールでの方法だと相手側に対応を求めなければいけない必要がでてきます。

 

 

インターネットFAXを利用する

 

テレワークでFAXの送受信を解決するので主流となっているのがインターネットFAXを使用したシステムの構築です。

 

パソコンやスマホからFAXの送受信ができ、相手先への送信は従来通りで何も変わりはありません。

 

料金は最初に初期費用が1,000円ほどかかりますが、月額は1,000円から1,500円ぐらいから利用が可能であり、後は送受信の量に応じて費用がかかります。

 

今までのFAX専用機や複合機とは違い、送信はエクセル・ワード・PDFでの送付となり、受信は自動変換されたPDFや画像ファイルの閲覧となります。

 

インターネットFAXを利用すれば、テレワークでのFAXの送信や受信は自宅からもでき、数人で利用しているなら複数のIDが所有できるサービスもあります。

 

そのため、テレワークによるインターネットFAXでの受注業務でも使われるようになってきています。

 

「テレワークによるインターネットFAX」

  • パソコンやスマホがFAX専用機の変わりとなる
  • 月額1,000円ぐらいから利用できる
  • 複数のIDで受注業務にも対応可能
  • 送信はエクセルやワードやPDFのファイル
  • 受信は自動変換されたPDFを端末で確認

 

インターネットFAXのメリット・デメリット

 

FAXの転送を利用する

 

FAXの転送は契約元によってもできるかできないか変わってきます。

 

また、テレワークなどで重要な書類の送付などにはあまりおすすめすることができない方法です。

 

FAXの転送はテレワークにはあまり向かない

  • 設定が必要になる
  • FAXの機種によっては対応できない
  • 通信エラーが起きる可能性がある

 

設定の手間がかかるだけでなく、そもそも対応をしているかは機種やサービスなどにもよって、調べなければなりません。

 

また、転送をする過程で通信エラーが起きる可能性もあり、重要書類などを取り扱う業務ではあまりおすすめできないだけでなく、FAXを複数人で使用している環境だと難しいです。

 

各機種のFAXの転送方法

 

富士ゼロックス(公式)

 

リコー(公式)

 

シャープ(公式)

 

メールの送受信を活用する

 

パソコンからエクセルやワードなどのファイルを印刷してから、FAXを送受信している業務が大半の人もいるはずです。

 

それならばメールの送受信を活用すればFAXの必要性はいらなくなります。

 

但し、相手側にメールでの受け取りをや送信を依頼する必要があるので、相手の会社との関係性なども必要となりあまり現実的ではない方法ではあります。

 

  • メールでファイルを受信する
  • メールでファイルを送信する

 

日本では「パソコンの使用方法が分からない」や「今までの慣習通り」などでFAXが今でも使われていますが、メールでの送受信でもなんら変わることがないはずです。

 

ただ、印刷をして紙で保管をするなどの対応が必要になります。

 

テレワークでインターネットFAXによるシステムに必要な環境

 

テレワークでFAXのシステムの利用に「インターネットFAX」を選ぶなら必要な環境は2つだけです。

 

  1. インターネットFAXサービスの利用
  2. パソコンかスマートフォンかタブレットを所有

 

今ではパソコンかスマホは所有している人が大半なので、インターネットFAXの加入さえすれば、即日にでもテレワークによるFAXの送信や受信ができるようになります。

 

FAX専用機や複合機では初期工事や通信回線との契約など手間がかかりますが、インターネットFAXは面倒な手間が一切かからないのですね。

 

必要な環境が少ないので、テレワークでFAXの送信や受信の問題は、すぐにでも解決することができるのですね。

 

自宅や外出先でもFAXの送受信が可能になる..

 

テレワークによるインターネットFAXのシステムの構築は、今までの仕事の効率の最大化に繋げることができます。

 

FAXの送受信が専用機の前に限るのではなく、スマホさえあれば外出先でも確認することができるようになります。

 

仕事をしているとFAXの送信や受信の為に、会社へ戻ったりしなければならなかったり、それの為に直帰ができず帰宅が遅れることもあります。

 

また、交通費などの直接的な経費にも関わってきます。

 

テレワークのFAXのシステムとしてインターネットFAXは注目度が上昇していますが、もともと、「経費の削減」や「働きやすい環境の整備」や「仕事の効率化」を図る企業や個人に使われてきていた背景があります。

 

インターネットFAXについて詳しく知りたい方は、はじめて利用する人向けに「無料インターネットFAXのおすすめや選び方」で解説しているのでご覧ください。

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