ネットFAXにはメリットだけでなくデメリットもある
インターネットFAXはメリットをよく目にしますが、デメリットもいくつかあるサービスです。
メリットも「経費の削減」や「どこでもFAXの送受信ができる」が見かけることが多いですが、それだけではありません。
FAX専用機や複合機とほとんど同じことがネットFAXではできますが、使い方によっては一部同じことができないことがあります。
今では様々なネットFAXのサービスがあり、専用のアプリで特殊な機能が使えたりすることも多いです。
そのため、ほとんどのデメリットは使うサービスを選ぶことで解消できるのがほとんどですが、追加の機能などで解消できるようになっていないのを選択すると失敗することになります。
この記事でははじめてネットFAXを使う人でも、メリットやデメリットが分かるようになっています。
また、各デメリットはどんな機能の付いたサービスを利用すれば解消できるかも解説しているのでご覧ください。
インターネットFAXのメリットは3つ
インターネットFAXには3つのメリットがあります。
- どこでもFAXの送信や受信が可能
- FAXにかかるコストの削減
- 過去の送受信の履歴が確認しやすい
これらがどれぐらいのメリットがあるのか具体的に解説をしていきます。
どこでもFAXの送信と受信ができる
インターネットFAXはパソコン・スマートフォン・タブレットを使い操作をすることができます。
スマホさえ持ちあるいていれば、営業先の外出先でも、休日の自宅であろうと、たとえ海外であろうと場所さえ問わずに確認をすることができます。
どこでもFAXの送受信ができることによる具体的なメリット
- 外出先からFAXの確認で会社に戻ったり内勤に確認の電話をする
- FAX専用機の前に行く必要がない
- FAXの利用の順番を待つ必要がない
- コンビニFAXを利用していた人は用紙を忘れて情報を流出するミスを防ぐ
どこでもFAXの送信と受信ができるメリットは便利なだけではなく、仕事の効率化などにも役立てることができるのですね。
FAXの経費の削減になる（インク代、印紙代、複合機代）
インターネットFAXのメリットで良く上げられるのが経費の削減です。
スマホかパソコンは今では所有しているのが当たり前になりつつありますし、別にFAX専用機を用意する必要がありません。
- インク代
- 印紙代
- 複合機代
特にFAXの利用で経費にかさむのがインク代ですが、必要な書類だけを印刷すれば良いだけなので、ほとんどコストがかからなくなります。
ネットFAXでは最初の一度だけ初期費用がかかりますが、どこも1,000円と安価ですし月額も同じぐらいの金額です。
それに加え、月額費用の中に無料の枚数が各社に違いはありますが、100枚や1000枚と付帯していることが多いです。
FAXの経費を大幅に削減をすることが可能となるのですね。
FAXの履歴の確認やファイルの管理のしやすさ
インターネットFAXはファイルの管理のしやすさがメリットでもあります。
各社によって履歴が残る期間は異なりますが、仕事を行う上で3ヶ月から4ヶ月ぐらいはあるので、問題になることはほぼないはずです。
ファイルの管理がしやすいメリット
- 過去に送信したファイルの確認
- 過去に受信したファイルの確認
- 必要な書面だけを印刷
- 書面を紛失する心配はない
送受信したファイルはメールやアプリで日付からすぐに確認をすることができます。
また、必要に応じて印刷をすればデスクが紙まみれになったり、紛失をして再送付してもらう必要なんてのもありません。
あまりメリットとして紹介されることが少ないですが、実際に使ってみるとこのファイルの管理のしやすさはとても重宝します。
インターネットFAXのデメリットは4つ
インターネットＦＡＸではデメリットが4つほどあります。
- 手書きのFAXの送信ができない（できるサービスもある）
- 受信の通知に気づかないことがある
- スマホの管理が必要になる
ほとんどFAX専用機や複合機と同じことができますが、一部の使い方ができなくなっています。
手書きのFAXの送信は業者によってできない
インターネットFAXはメールやアプリでエクセルやワードなどのファイルを使うので、手書きの紙を送信することができません。
そのため、すでに印刷してある紙をFAXで送信したり、受信して印刷されたのに手書きで書き加えて再送信のようなことができません。
各社とも違いますが、ワードやエクセルやPDFでのファイルの送信が一般的になっています。
ただ、このデメリットを解消する為に、スマホのカメラで撮影をして画像ファイルをFAXできるアプリが「eFax」では用意がされています。
そのため、手書きでのFAXの送信が必要になる人は「eFax」のような、撮影したデータを送れるサービスを利用するようにしましょう。
受信の通知がスマホやメールに来る
FAX専用機であれば紙で印刷されるので気づきますが、ネットFAXだとメールやアプリでの通知となります。
そのため、受信をしたのに気づかないことがあります。
アプリが用意されているのだと、大抵はインストール時にそのまま受信時に、画面を開くと通知がされているのが多いです。
そのため、特にメールでのFAXの送受信をするサービスでは、通知が来るように設定をしないと、送られてきたのに気づかないことがあります。
スマホの管理が必要
インターネットFAXはどこでもFAXの送受信ができますが、あくまでスマホで利用できる環境にいる時に限ります。
- 通信環境が必要
- スマホかパソコンが必要
今では通信環境に関しては山奥など行かなければほとんど問題ないかと思いますが、外出時の充電の容量にはきおつける必要がでてきます。
充電が切れてしまっていると通知も来なければ、FAXの送受信もできないので、すぐに確認する必要がある業務をしている人は、スマホの管理が必要となります。
書面で必要なら印刷機やコンビニのコピー機の利用
インターネットFAXは受信時に印刷されるのではなく画像やPDFのファイルとして届きます。
紙としてそのFAXを残したいのであれば、印刷機やコンビニのコピー機などを利用して、自分で書面にする必要があります。
受信したFAXは常に紙で必要な仕事をしている人だと、少し面倒だと感じるデメリットがあるはずです。
必要な書類だけ印刷をしてコストの削減ができファイルの管理がしやすいのは、メリットではあるものの使い方次第ではデメリットにもなってきます。
インターネットFAXはデメリットを解消する機能のあるサービスを選ぶ
インターネットFAXは様々なサービスがあり、それぞれができることの範囲が違います。
そのため、あなたの使い方次第によってデメリットを解消することができるのを選ぶようにしましょう。
各サービスにより特徴の違いがある
- FAXの受信しかできない
- 手書きの紙を撮影して送信できる機能がある
- 受信したPDFを編集して再送信
- 複数のIDの所有
- 専用のアプリで使いやすくなっている
インターネットFAXはどこも同じようなサービスに見えて各サービスとも提供している内容は違います。
一部、送信しかできなかったり受信しかできないなどの制限はありますが、基本的に共通しているのはFAXの送受信のみです。
そのため、色々なサービスがあるので各社ともアプリや機能の追加などで差別化をしているので、使い方に合わせたインターネットFAXを選ぶことで、デメリットは解消することができるのがほとんどです。